Perguntas Frequentes

Acesse o link: 

https://portal.cin.ufpe.br/pos-graduacao/stricto-sensu/programa-academico/requerimentos/

Nesse caso podemos pagar diretamente pelo CIn, através de auxílio financeiro a pesquisadores e estudantes. Para esse tipo de pagamento se faz necessário a aprovação de editais de auxílio financeiro para participação em eventos científicos. A Solicitação é feita para a diretoria copiando o financeiro e a coord. adm e de planejamento, a diretoria aprova ou não, o financeiro segue com o pagamento. 

Documentação necessária: Comprovante de inscrição e pagamento da despesa, se o pagamento for feito com cartão de crédito, terá que apresentar o comprovante de pagamento da fatura do cartão.

• a ata à qual se pretende aderir deve ter reservado, expressamente, quantitativo para contratações a serem celebradas por órgãos não participantes;

• a contratação por adesão requer anuência do órgão gerenciador da ata;

• o quantitativo máximo a ser contratado por adesão será indicado pelo órgão gerenciador e não poderá ser superior a 50% dos quantitativos dos itens do instrumento convocatório e registrados na ata de registro de preços para o órgão gerenciador e órgãos participantes;

• o procedimento de adesão deve ser precedido de planejamento, no qual o órgão não participante demonstre a adequação dos termos e das especificações da ata para atendimento de sua demanda, bem como a compatibilidade dos preços;

• as contratações decorrentes de adesão a atas de registro de preços devem ser celebradas em até 90 dias da anuência para adesão expedida pelo órgão gerenciador, observado sempre o prazo de vigência da ata.

Para consultar atas de registros de preços:

Acessar o site: http://comprasnet.gov.br/acesso.asp?url=/Livre/Ata/ConsultaAta00.asp

Nesse link, deverá preencher a data de validade do pregão que se pretende pesquisar; no campo material clicar em selecionar, irá abrir outra aba que deverá ser preenchida digitando o material que se pretende adquirir, clicar em avançar, selecione todos, após selecionar todos, clicar em consultar, irá aparecer as atas disponíveis para os materiais pesquisados.

Após localizar a ata, com o n° do pregao e a UASG, deverá acessar o site: http://comprasnet.gov.br/acesso.asp?url=/livre/pregao/ata0.asp

Preencher n° do pregão e UASG, clicar em OK. Nesse momento irá aparecer todos os detalhes da ata.

Localizando a ata do material que se pretende adquirir, entrar em contato com o fornecedor que venceu o item que se pretende adquirir, consultar o fornecedor se ele tem interesse em fornecer o material da ata xxx, caso positivo, deverá formalizar essa solicitação através de ofício e juntar com a resposta do fornecedor

A ata, a autorização do fornecedor e outros documentos obrigatórios na aquisição de equipamentos de TIC, deverão ser enviado para gerência de finanças e compras para ser solicitado a autorização do órgão gerenciador da ata, essa solicitação é feita atravès do sistema comprasnet( a solicitação pode ser aceita ou negada). Com a autorização do fornecedor, do órgão e documentos acessórios poderemos fazer o empenho.

É de extrema importância a leitura do OFÍCIO CIRCULAR Nº 4/2021 - DITIC-STI. 

Outras orientações para contratação de equipamentos de microinformática e relacionados no link : Orientações - UFPE.

O pesquisador solicita o auxílio, após o recebimento, executa a despesa. Fica vedado que a ordem seja inversa, pois não podemos fazer ressarcimento, por ser outro elemento de despesa.

O Centro de Informática segue o manual de prestação de contas do pesquisador (Portaria Normativa nº 08 de 13 de agosto de 2014). Observe que a mesma já sofreu modificações pela Portaria Normativa n° 20/2021. Esta e qualquer outra modificação estarão disponíveis juntamente com o Manual em https://www.ufpe.br/propesqi/documentos.

Observe que a aquisição de itens de custeio e capital possuem regras diferentes, como em nome de quem comprar, limites de valores para comprar com e sem a emissão de certidões. Importante confirmar no manual antes de fazer a compra. Uma informação nova é que a emissão de notas para compra de equipamentos deve ser feita em nome do pesquisador, diferente do informado no manual. Já estamos articulando o ajuste do manual para evitar confusões.

No caso de equipamentos, assim que tiver a nota é preciso solicitar o tombamento do mesmo junto à UFPE. A Gerência de Infraestrutura pode ajudar neste processo. Veja na página da Gerência (http://infraestrutura.cin.ufpe.br).

Item 8 do edital do Centro de Informática Prestação de contas:

A prestação de contas é obrigatória para todos os beneficiários e consiste na apresentação de documentos conforme legislação interna vigente, para cada tipo de apoio.

8.2. Toda documentação referente à prestação de contas (financeira e/ou técnica) deve ser encaminhada à Gerência de Finanças e Compras do CIn/UFPE.

8.3. A prestação de contas para os apoios à Revisão de Manuscritos deve conter os comprovantes originais de pagamento do serviço de revisão/tradução sempre em nome do pesquisador solicitante. Será exigido: nota fiscal original com todas as informações a respeito do serviço prestado (quem traduziu/revisou, quem solicitou o serviço, quanto custou, e o título do artigo traduzido/revisado) mais o comprovante de transferência eletrônica ou de depósito ou extrato do cartão de crédito. Tudo sempre em nome do pesquisador solicitante.

8.4. A prestação de contas para os apoios com inscrição em eventos e passagens deve conter um comprovante de quitação do valor. Caso o solicitante faça o pagamento em espécie, o comprovante deve ser um recibo no seu nome. Caso seja pago com cartão de crédito, deve-se apresentar a cópia da fatura paga do cartão de crédito e o recibo de quitação. Vale ressaltar que no pagamento com cartão de crédito não poderá haver parcelamento do valor da inscrição, este deve ser pago de uma só vez.

8.5. Para os apoios à participação em eventos, devem ser apresentados na prestação de contas um certificado (ou equivalente) de participação no evento após o retorno do evento.

8.6. Para os apoios com passagem devem ser apresentados os cartões de embarque de ida e volta após o retorno.

8.7. O beneficiário de bolsa de pós-doutorado deve apresentar, no prazo máximo de 60 dias após o término da concessão, um relatório final com as atividades realizadas e produção intelectual durante o período, que deverá ser apreciado pelo(a) supervisor(a) e pelo colegiado do programa de pós-graduação stricto sensu ao qual esteja vinculado(a).

8.8. Adicionalmente ao indicado nos itens anteriores, a prestação de contas dos auxílios a Docente (Auxílio a Pesquisador) deve seguir a legislação vigente na UFPE, “Manual de instruções para Concessão e Prestação de Contas referentes ao Auxílio Financeiro a Pesquisador”, regulamentado pela Portaria Normativa n° 08/2014 - GR/UFPE, modificada pela Portaria Normativa n° 20/2021 - GR/UFPE, em atendimento ao disposto na Resolução nº 10/2014 – CCEPE/UFPE, e suas modificações.

O auxílio a pesquisador poderá ser utilizado com despesas de custeio e capital( dependerá da rubrica do empenho que foi utilizado)

Orientações sobre o que é custeio ou capital é com a Coordenação de Bens Móveis, através do email: patrimonio@ufpe.br 

Temos uma listagem de itens de custeio, que foi criada em consulta ao patrimônio da UFPE.

Consulta itens custeio

Termo de Referência(TR)

O Termo de Referência é o documento em que o requisitante esclarece aquilo que realmente precisa, trazendo a definição do objeto de forma detalhada e os demais elementos necessários à sua perfeita contratação e execução, garantindo assim a qualidade do bem ou serviço a ser adquirido. É importante especificar todos os detalhes do produto ou serviço a ser adquirido, como materiais, dimensões, especificações, experiência necessária do fornecedor, período para entrega e instalação, tipo de garantia exigida, quantidade de horas/visitas ao CIn do profissional que orienta o serviço (como o engenheiro de uma obra), etc. Quanto mais detalhes colocarmos mais chances teremos de contratar o produto ou serviço que realmente precisamos. É o TR que vai garantir a qualidade do que será contratado, assim qualquer referência que remeta a qualidade deve ser incluída no TR. Por exemplo, se o equipamento ou mobiliário deve ter alguma certificação, qual o tipo de tecido de um item de vestuário, etc.

Além do objeto detalhado, o TR tem que ser enviado com uma justificativa para aquisição.

A FADE não obriga que o TR seja enviado com propostas, mas é recomendável enviarmos com propostas para mitigarmos os prazos de aquisições que são bem extensos. Na busca de fornecedores e propostas para participar da seleção, é importante verificar se o fornecedor atende a todas a exigências da FADE para contratação: 

• Deve constar o CNPJ;

• Endereço completo;

• Telefone;

• Email;

• Assinatura.

Após envio do TR para FADE, começa o período de cotações, onde a FADE irá captar propostas das empresas interessadas em fornecer materiais ou serviços de acordo com o TR. Em posse dessas propostas, a FADE irá enviar para o CIn/UFPE um MAPA de Apuração com a lista das propostas das empresas. O setor demandante do CIn deve analisar e aprovar o fornecedor que apresentou a melhor proposta, desde que atenda todos os requisitos do TR.

É possível que o setor demandante não selecione o fornecedor de menor preço, desde que:

1. O fornecedor não atende exatamente o que é exigido no TR.

2. Quando o fornecedor de menor preço exija pagamento antecipado (o que é arriscado e quase sempre devemos evitar, a menos que haja uma diferença de valor substancial entre as propostas), mesmo que atenda exatamente o que foi proposto no TR.

O contrato firmado com o fornecedor reflete as condições firmadas no TR e nas propostas enviadas pelos fornecedores, por isso é indispensável um TR bem feito e uma análise criteriosa do MAPA de Apuração. Antes de assinar o contrato é essencial verificar se ele contempla o que foi exigido no TR e apresentado na proposta do fornecedor. Quando da execução do serviço, é essencial que o contrato seja seguido à risca, e questionar o fornecedor assim que notarmos que há alguma diferença entre o que foi contratado e o que está sendo entregue ou feito.

As aquisições devem ser acompanhadas pelos setores demandantes, que devem atentar para os contratos firmados, para que o mesmo seja cumprido na íntegra. 

Prazos da tramitação dos processos de aquisições via FADE:

Aquisição Direta( material abaixo de 40.000 e serviço abaixo de 100.000)

• 1° período de cotação - 3 dias úteis

• 2° período de cotação - 2 dias úteis

• 3° período de cotação - 1 dia útil

• Envio do Mapa de apuração - 1 dia útil

• Após aprovação do MAPA, a FADE revalida a proposta do vencedora caso esteja vencida - 2 dias úteis, podendo se estender pois depende da agilidade do fornecedor em enviar.

• Após revalidação será observado se precisa de contrato ou não, se não precisar de contrato a ordem a OS ou OF será emitido em 1 dias úteis;

• Caso precise de contrato será observado se precisa do parecer do jurídico da FADE, caso precise, o jurídico da FADE tem 5 dias úteis para emitir o parecer e mais 5 dias úteis para elaborar o contrato.

• Quando precisa de parecer? Quando se tratar de inexigibilidade ou compra onde conste apenas um fornecedor habilitado.

• Após emissão do contrato será emitida a OS ou OF em 1 dia útil.

Aquisição com seleção pública:

• 1° período de cotação - 3 dias úteis

• 2° período de cotação - 2 dias úteis

• 3° período de cotação - 1 dia útil

• Envio do Mapa de apuração - 1 dia útil

• Após aprovação do MAPA, será elaborado o edital de seleção - 5 dias úteis

• Após aprovação do edital, abre período de cotação para selecionar o jornal que irá publicar o edital - 2 dias úteis

• Emissão da OS para o jornal publicar o edital - 1 dia útil

• A partir da data de publicação do edital, a seleção fica aberta por 10 dias úteis até a data da seleção.

• Após seleção pública, vem o período de recursos - 3 dias úteis

• Estando tudo ok com a seleção, o contrato é enviado para o fornecedor assinar - 2 dias úteis, podendo se estender caso o fornecedor demore a assinar.

• Após assinatura do contrato será emitida a ordem.